Elektronik Noter Tasdiki Dönemi

Elektronik noter kısaca, noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasına, saklanmasına, paylaşılmasına verilen addır. Söz konusu yeniliğin yasal dayanağı 01/03/2016 tarihinde yürürlüğe giren Noterlik İşlemlerinin Elektronik Ortamda Yapılması Hakkında Yönetmelik’tir.

Günümüzde elektronik imzanın kullanılmaya başlaması ile beraber, belgelerin elektronik ortamda oluşturulması yaygınlaşmaya başlamaktadır. Ancak belgelerin elektronik ortamda oluşturulmasının giderek yaygınlaşması ile beraber bir onay müessesesi olan noterlik muamelelerinin de elektronik ortama taşınması ihtiyacı hasıl olmuştur.

Kişisel bilgi ve beceri ile oluşturulmuş özgün içeriklerin artık kitap, dergi, gazetelerden ziyade internet üzerinde olması, bu içeriklerin izinsiz kopyalanma ve çalınmasını da kolay hale getirmiştir. Elektronik noter işlemleri ile söz konusu içeriklerin artık elektronik olarak sahibi adına tasdik edilmesi mümkün olacaktır. Böylelikle içerik sahipleri kanun karşısında geçerli deliller ile telif hakkı iddia ederek daha kolay bir şekilde  yasal yollara başvurabilecektir.

Elektronik Noter İşlemlerinin Kapsamı Nedir?

Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile noter huzurunda veya huzurda olmadan yapılabilecek noterlik işlemleri ile Elektronik İmza Kanununda tanımlanan zaman damgası kullanılmasının zorunlu olduğu noterlik işlemlerinin belirlenmesi, belirlenen bu işlemlerin elektronik ortamda yapılması, işlenmesi, saklanması, ilgili ve diğer kişi veya kurumlara elektronik ortamda gönderilmesi, Noterlik Kanununun 61 inci maddesinde düzenlenen tespit işleri ile elektronik ortamdaki durum, görüntü, işlem veya benzeri her türlü verinin tespiti işleri, elektronik ortamdan fizikî örnek çıkarılması, yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılmasını kapsamaktadır.

Zaman Damgası Nedir?

Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kayda zaman damgası denir.

Elektronik İmza Nedir?

Güvenli elektronik imza ise 5070 Sayılı Kanunun 4. Maddesinde; Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan imza olarak ifade edilmiştir.

Tüm İşlemlerinin Elektronik Noter Sisteminde Yapılması Mümkün Müdür?

Noter huzurunda yapılacak işlemlerin elektronik olarak yapılabilmesi için güvenli elektronik imza kullanılması şarttır. Ancak kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyecektir.

Hangi İşlemler Elektronik İmza İle Yapılamaz?

Teminat sözleşmelerine ilave olarak, Türk Ticaret Kanunu’nun 1526/1. Maddesinde, poliçe, bono, çek, makbuz senedi, varant ve kambiyo senetleri ile bu senetlere ilişkin kabul, aval ve ciro gibi senet üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin elektronik imza ile yapılamayacağı belirtilmiştir. Dolayısı ile elektronik imza ile yapılamayacak işlemlerin elektronik noter işlemleri kapsamında da yapılması mümkün olmayacaktır.

Güvenli Elektronik İmza İle Noter Huzurunda Olmadan Yapılabilecek İşlemler Nelerdir?

Aşağıdaki işlemler TNBBS üzerinde güvenli elektronik imza ile ilgililer noter huzurunda olmadan yapılabilir.

a) Çevirme işlemleri,

b) Tescil işlemleri,

c) Tespit işlemleri,

ç) Örnek verme işlemleri,

d) Defter onayları,

e) İmza onaysız ihtarname ve ihbarname

Elektronik Noter İşlemleri Hangi Platformda Yapılacaktır?

İşlemler TNBBS adı verilen Türkiye Noterler Birliği Bilişim Sistemi üzerinde yapılacaktır.

İşlemler Tamamen Elektronik Ortamda Mı Yapılacaktır?

Düzenleme şeklinde yapılması gereken işlemler ile irade beyanlarının alınmasına ilişkin işlemlerin noter huzurunda yapılması gerekir. İlgililer huzurda olmadan güvenli elektronik imzalarını kullanarak TNBBS’ye girerek işlem hazırlıklarını başlatabilir, ancak işlem noter huzurunda tamamlanır. Bu işlemler sırasında işleme katılanlar ve noter, güvenli elektronik imzalarını TNBBS sistemi üzerinde kullanırlar.

Düzenleme şeklinde olmayan veya irade beyanının noter huzurunda alınması gerekmeyen işlemler TNBBS üzerinden güvenli elektronik imza ile başlatılıp, bu şekilde tamamlanabilir. Belgenin düzenlenmesi de dâhil tüm aşamalar elektronik ortamda yapılır. İşlem, noterlik ücretleri, vergi, harç ve diğer giderlerin tahsil edilmesi ile tamamlanır.

Belgelerin Notere Elektronik Olarak Gönderilmesi Mümkün Müdür?

Noterlik işleminin bir belgeye dayanması hâlinde; belge sureti, taraflar, vekilleri veya temsilcileri tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak elektronik ortamda notere gönderilebilir. Gönderilen belgenin aslının ibrazının zorunlu olduğu hâller ile söz konusu belgenin TNBBS üzerinden doğrulanamaması hâlinde belge aslının fizikî olarak başvurudan sonraki üç iş günü içerisinde ve her halükârda işlem tamamlanmadan ibrazı zorunludur. Belgenin doğrulanamaması hâlinde süre, duruma ilişkin bildirimin ilgiliye noter tarafından SMS, KEP ya da TNBBS sistemi vasıtasıyla bildirimi gününden başlar. Anılan sürelerin sonunda belgenin ibraz edilmemesi hâlinde başvuru iptal edilir.

Tespit İşlemleri Elektronik Ortamda Yapılabilecek Midir?

Noterlik Kanununun 61’inci maddesindeki tespit işlemleri ilgilinin talep etmesi hâlinde elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile yapılabilecektir.

Elektronik Ortamda Tespit Nerede Yapılır?

Tespit edilecek veri bir donanımda ise tespit, malikin ya da zilyedin rızasıyla noterlikte veya mahallinde yapılabilir. Tespit edilecek veri internet ortamında ise tespit işlemi TNBBS kullanılarak yapılır.

Elektronik Noter Muameleleri Sonucunda Fiziki Ortamda Belge Düzenlenecek Midir?

İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile elektronik ortamda yapılan bir işlem için talep edilmedikçe fizikî olarak belge düzenlenmez ve bu işleme ilişkin olarak elektronik ortam dışında bir saklama yapılmaz.

Elektronik Noter Muamelelerin Paylaşılması Mümkün Müdür?

İşleme katılanların tamamının güvenli elektronik imzası ile yapılanlar işlemlere ve el ürünü imza ile hazırlanıp güvenli elektronik imza ile TNBBS’ye kaydedilen işlemlere ilişkin bilgiler ve belgeler gerektiğinde noterler ile diğer kişi ve kurumlarla paylaşılabilir.

Ayrıca, ilgilisi tarafından bir belgenin üçüncü kişi ile elektronik ortamda paylaşılmasının istenmesi durumunda belge, gerekli ücretlerin ödenmesi koşuluyla;

a) Üçüncü kişinin KEP adresine gönderilmesi,

b) Üçüncü kişinin Birlik tarafından bilgi ve belge paylaşımı için protokol imzalanan bir kurum veya kuruluş olması durumunda ilgili protokol hükümleri çerçevesinde belgeye erişim sağlanması,

c) İlgiliye erişim kodu verilmesi hâlinde bu kod ile TNBBS üzerinden erişiminin sağlanması,

yöntemlerinden biri veya birkaçı ile paylaşılır.

Elektronik Noter İşlemlerinden Yabancı Ülkelerde Bulunulması Halinde Faydalanılabilir Mi?

Yabancı memleketlerde noterlik işlemleri bu Yönetmelikte gösterilen usullere göre elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilecektir. Ancak yabancı memleketlerde noterlik işlemlerinin elektronik ortamda yapılması için sağlanması gerekli olan teknik ve idarî şartlara dair usul ve esaslar Birlik ve Dışişleri Bakanlığı arasında yapılacak protokol ile başlaması mümkündür. Dolayısıyla söz konusu protokol hazırlanana kadar yurt dışında bu sistem kullanılamayacaktır.

Fotoğraflar:bookwormtranslations.com,hamiltonmobilenotary.com,jreisnernotary.com, media2.govtech.com

Türkiye Noterler Birliği’ne ulaşmak için tıklayınız.